ניהול ישיבות אפקטיבי – יש כזה דבר?

דמיינו לעצמכם את הסיטואציה הבאה- 8:30 בבוקר, אתם נכנסים למשרד. פותחים את היומן ומגלים שהוא עמוס בפגישות עד הצהריים. בקושי הספקתם להגיד שלום למירה המזכירה, וכבר היא מספרת לכם שהתקשרו ממשאבי אנוש, מהרכש ואפילו מהכספים ורצו לתאם פגישה סופר דחופה להיום. ואתם הייתם בטוחים שדווקא היום תספיקו לעבוד קצת במשרד ולסגור את כל הדברים שלא הספקתם לסגור עדיין. נשמע מוכר?

ישיבות הן גורם מרכזי בלוח הזמנים של כל מנהל. מחקרים שנערכו לאחרונה מראים, כי מנהל בדרג ביניים מבלה 37% מזמנו בישיבות, ונוכח בלא פחות מ-62 ישיבות בחודש! אם ניקח נתון זה, ונחבר אותו לתחושה שקיימת אצל מנהלים רבים, שמרגישים שישיבות הן זמן בו העובדים מרשים לעצמם להתבטל או לחלום בהקיץ, נבין כי ישיבות גוזלות זמן (שמתורגם כמובן לכסף) ארגוני יקר.

אבל אפשר גם אחרת. ישיבת הצוות היא כלי ניהולי חשוב ומיוחד, שאסור לוותר עליו. הישיבות נותנות מענה לנושאים כמו: ריענון נהלי עבודה וקבלת עדכונים, חיזוק השייכות לצוות, העלאה של המוטיבציה והמורל הצוותי, גיבוש בינאישי של הצוות, במה לקידום נושאים שונים. את הישיבות מומלץ לערוך באופן קבוע. כאשר הישיבות מתקיימות בתדירות קבועה, אחת לשבוע או שבועיים, חברי הצוות יודעים מתי יש הזדמנות להעלות נושאים מסוימים, ויש להם אפשרות להתכונן לישיבה בצורה מסודרת. אז איך בכל זאת תנהלו ישיבה מוצלחת? ריכזנו עבורכם מספר כללים לתכנון ולניהול של ישיבות אפקטיביות:

לפני הישיבה:

1. תכננו מטרה, תוכן (כולל חלוקה לזמנים) ומבנה.
2. הגדירו משתתפי חובה ומשתתפי רשות.
3. שריינו מסגרת זמן. והתחילו וסיימו את הישיבה בזמנים אותם הגדרתם!
4. הכינו סביבה נעימה ונאותה. הוספת כיבוד לישיבה, למשל, יכולה לתרום לאווירת הפתיחות ולהדגשת ייחודיות הישיבה משאר הישיבות השוטפות של הצוות.
5. דאגו לאמצעים הנדרשים- כלי כתיבה, לוח, טושים, מקרן, מסך וכו'.
6. שלחו זימון המציין את מטרת הישיבה.
7. שלחו חומרי רקע רלוונטיים.
8. זמן קצר לפני הפגישה, ודאו שהסביבה אכן מתאימה ומוכנה לישיבה.

בזמן הישיבה:

1. הציגו את מטרות הישיבה ותוכנה.
2. עקבו אחר התקדמות הישיבה בהתאם לתכנון ולזמנים שהגדרתם.
3. סכמו סוגיות שצצות במהלך הדיון.
4. במידה וצצות סוגיות הסוטות מתכנית הפגישה ועלולות לגזול זמן יקר, קבעו ישיבה נפרדת לדון בהן.
5. כל נקודה לביצוע צריכה להיות מוסכמת על ידי המשתתפים במהלך הישיבה.
6. סכמו את הישיבה: קבעו נקודות לביצוע ופעולות להמשך.

לאחר הישיבה:

1. שלחו במייל סיכום של הפגישה לצוות (לא יותר מיומיים לאחר שהתקיימה).
2. עקבו אחר המשימות לביצוע.

אל תשכחו מנהל טוב הוא בין היתר זה שנמצא עם היד על הדופק. מעבר לכללים הרשומים לעיל, מומלץ גם לבדוק אחת למספר חודשים את אפקטיביות ישיבות הצוות, בהעלאת הנושא בישיבה או בשיחות אישיות עם העובדים. הפידבק מהעובדים הוא חשוב. התייחסו אליו וערכו שינויים בישיבות, במידת הצורך.

רוצים להעמיק בזה עוד? ביחידת הלימוד בהנחיית לימור בר שלמה, תוכלו ללמוד איך אפשר לקיים ישיבות צוות ממוקדות שמביאות לתוצאות, איך נכון לנהל אותן, מה עושים עם בעיות שכיחות ומהם הכלים, שיגרמו לישיבה שלך להיות יוצאת דופן ולהתמקד בתכל'ס.