אין לך זמן לקרוא את זה.

במציאות האינסטנט של ימינו, רבים מאתנו הולכים לאיבוד תחת העומס ושלל הדברים שעלינו לעשות – לטפל בעצמינו ובילדים, להגיע בזמן לעבודה, לבצע את המטלות שלנו ביעילות, להספיק לעשות סידורים, להחזיק כמה וכמה מטלות בראש בו זמנית, ומתישהו גם למצוא את הזמן לנוח כדי שלא נשתגע מהעומס הרב.
העומס הזה בא לידי ביטוי גם בבית וגם בעבודה, ורבים מוצאים את עצמם עם עומס קוגניטיבי שמפריע ליכולת שלנו לנהל את לוח הזמנים ולשמור על ריכוז בזמן ביצוע המטלות הרבות שבפנינו.

לעבוד חכם יותר, לא קשה יותר

אנשים רבים מנהלים את רשימת המטלות שלהם בראש, נבהלים מהעומס, ובמקום להתחיל לארגן את המטלות ביעילות, גורמים לבלגן גדול יותר שבסופו הם לא מגיעים לדד ליין בזמן, או שמגיעים, אבל בביצועים פחות טובים משציפו. בסוף היום הם מרגישים שעבדו ממש קשה, לפעמים אף קשה יותר ממה שהיו אמורים, אך התוצאות לא מספיק טובות. ניהול זמן מתחיל בתכנון זמן נכון. תחילה, יש לשבת ולרשום את כל המטלות, להעביר אותן מהראש לנייר (או לקובץ, למי שמעדיף להקליד). לאחר מכן, יש לפרק כל מטלה לתתי-מטלה כמה שיותר קטנים, ולהתחיל לארגן ולסדר אותם לפי סדר העדיפויות.
מה חשוב יותר, להתקשר ברגע זה לרופא השיניים, או לבנות את הדו"ח בשביל הבוס? איזו אינפורמציה עליכם להשיג כדי לבנות את הדו"ח, וכמה זמן ייקח לכם להשיג אותה? וכמובן, מתי יש זמן לקחת הפסקה קצרה, היות וללא הפסקות מתוכננות מראש, העייפות תגבר ויכולת הריכוז שלכם תרד בהדרגה עד שתהיו עייפים מידי בכדי להיות יעילים.

ניהול זמן אפקטיבי

בתיאוריה, התיאורים מהפסקה הקודמת נראים פשוטים. אז מדוע קשה לכל כך הרבה אנשים לבצע זאת?
ניהול זמן אפקטיבי אינו דבר שמגיע לרבים מאתנו באופן אינסטינקטיבי, ולכן דרוש ארגז כלים שבעזרתו נלמד לנהל את עצמינו כמו שצריך. כדי לדעת לנהל את הזמן שלנו בצורה הטובה ביותר, עלינו גם לדעת מה הם הדברים שמעכבים אותנו – וכיצד להימנע מהם. בנוסף לכך, חשוב שננהל את עצמנו ואת הזמן שלנו בצורה כזאת שבכל רגע נתון נדע כמה אנו יכולים עוד להעמיס על עצמינו. חשוב לזכור שמותר לנו, ואפילו רצוי, שסרב מידי פעם לקחת עוד מטלות, אך כדי לדעת כמה אנחנו יכולים או לא יכלים להעמיס על עצמינו, חובה עלינו לדעת כמה יש לנו לעשות, ועוד כמה אנחנו מסוגלים לבצע. אנחנו צריכים תמיד לשאול את עצמנו מה אנחנו מרוויחים מהמצב הקיים, כיצד נוכל לשפר אותו, מה מניע אותנו, מה מעכב אותנו, והכי חשוב – מה האלטרנטיבות שלנו?

ניהול זמן – סיכום לממהרים

לסיכום, כדי לנהל את הזמן שלנו בצורה נכונה ואפקטיבית, יש כמה דברים שעלינו לקחת בחשבון. הכל מתחיל בתכנון, ושבירת כל המטלות שלנו לכמה שיותר תתי-מטלות, בתוספת הערכת הזמן שיש להשקיע בכל תת-מטלה. יש לדאוג מראש להעיף מהסביבה שלנו כמה שיותר דברים שעלולים לגרום לנו לבזבז זמן ולאבד את הריכוז. עלינו לפעול באופן אקטיבי, לסדר את המטלות ותתי המטלות לפי העדפות ברורות, לבדוק אם יש באפשרותנו להאציל סמכויות, ומתי עלינו לקחת הפסקת נשימה. זכרו שלא משנה מה חשבתם וכיצד תכננתם, כמעט תמיד יש אפשרות אחרת, אפשרות שתשאיר אתכם עם יותר זמן, פחות לחץ, ותכנון יותר אפקטיבי.

כדי ללמוד עוד על ניהול זמן אפקטיבי אנחנו מזמינים אתכם להצטרף לקורסי האונליין של PROSO.
יחידה "איך (לא) לנהל את הזמן שלך" תספק לכם את הכלים הנדרשים כדי להתמודד עם סידור נכון ואפקטיבי של החיים שלכם, בדגש על חיי העבודה, וייתן לכם את סל הכלים שאתם זקוקים לו.
לצפייה בקורס ניהול זמן