לצי האמריקני יש מה ללמד אותנו בנוגע לכתיבת אימייל

הצי האמריקני פיתח שיטה פשוטה להפליא שמגבירה את האפקטיביות של כל דואר אלקטרוני ועוזרת להבין מהר מאוד את מהות התוכן, רק מקריאת הכותרת.

השיטה – ציון מילת מפתח לפני שורת הנושא המגדירה באופן כללי את הפעולה הנדרשת:

• פעולה – מגדירה כי לאחר קריאת המייל יהיה צורך בביצוע פעולה כלשהי.
• חתימה – דורשת את חתימתו של הנמען.
• מידע – התוכן הוא לידיעה ואין כל צורך בפעולה מצד הנמען.
• החלטה – דורשת את התערבותו של הנמען בקבלת החלטה.
• בקשה – דורשת את אישורו של הנמען.
• תיאום – נדרש תיאום עם או באמצעותו של הנמען.

השימוש בשיטה הזו מסייע לנמען ולמוען יחד.
המוען נדרש להבחין בפעולה הנדרשת מצידו של הנמען, מה שמאפשר דיוק רב יותר במסר מצידו. מצידו השני, הנמען, מנהל את זמנן טוב יותר באמצעות תיעדוף נכון יותר של המיילים השונים.

מקור: HBR